Privacy policy particulieren
Wij vinden jouw privacy belangrijk! Binnen onze organisatie Poetspunt Oostende gaan we dan ook op een veilige en confidentiële wijze om met de persoonsgegevens die worden verzameld van alle werknemers. Deze Privacy Policy omschrijft welke persoonsgegevens wij van u verwerken, op welke basis wij deze verwerken en waarom we deze verwerken. Tot slot informeren wij u over de beveiligingsmaatregelen die wij nemen teneinde uw persoonsgegevens te beschermen.
1. Wie contacteren in geval van vragen?
Poetspunt Oostende , de handelsbenaming voor volgende organisaties met erkenning om diensten aan te bieden aan particulieren in het kader van ‘thuishulp van huishoudelijke aard’:
- Poetspunt Oostende vzw, met ondernemingsnummer 0459.095.060 en erkenningsnummer DC 01323
- Dienstenbedrijf ’t Poetshuis Oostende cvba-so, met ondernemingsnummer 0879.537.897 en erkenningsnummer DC 02067
- BVBA Jeantiga, met ondernemingsnummer 0891.976.564 en erkenningsnummer DC 02830,
is de Verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Poetspunt Oostende verklaart dat zij als Verantwoordelijke voor de Verwerking de Belgische privacywetgeving naleeft, evenals de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming vanaf haar inwerkingtreding.
2. Wat zijn persoonsgegevens?
De Verordening Algemene Gegevensbescherming definieert een persoonsgegeven als volgt:
Art. 4 punt 1)
“alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon”
Indien deze Privacy Policy naar persoonsgegevens verwijst, wordt verwezen naar deze definitie uit de Verordening.
Er worden geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerkt. Onder verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens wordt verstaan:
Art. 9 punt 1)
“Verwerking van persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid”
3. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?
Wij verzamelen en verwerken verschillende persoonsgegevens van onze klanten. Het gaat over de volgende persoonsgegevens:
- Naam, adres, telefoonnummer, email, aanspreking, geslacht
- Naam, telefoonnummer contactpersoon of familielid
- Identificatiegegevens toegekend door verantwoordelijke of systeem
- Identiteitskaartnummer, rijksregisternummer
- Bankrekeningnummer (IBAN, BIC)
- Planning, planningshistoriek, gekoppelde werknemers, vakantieplanning
- Betaalprofiel : chequetype (papier – elektronisch)
- Roken, huisdieren
- Ivm schadegevallen : foto’s, bestek, factuur
- historiek.
4. Waarom worden deze persoonsgegevens verwerkt en welke is de rechtsgrond voor de verwerking?
Uw gegevens worden verzameld met het oog op een zo goed mogelijke dienstverlening en met als rechtsgrond het uitvoeren van een overeenkomst.
De naam van een contactpersoon wordt verzameld zodat wij in geval van nood een familielid of naaste kunnen contacteren met als rechtsgrond de noodzaak tot bescherming van de vitale belangen van de klant.
Planning is noodzakelijk voor het uitvoeren van een overeenkomst.
5. Duur van de verwerking
De persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de contractuele relatie tussen ons.
OF
Uw persoonsgegevens zullen in elk geval na een termijn van 5 jaar na einde contract uit onze systemen worden verwijderd.
Uw persoonsgegevens worden in ieder geval bijgehouden conform de specifieke wetgeving, alsook verjaringstermijnen die ons verplichten uw persoonsgegevens langer bij te houden.
6. Wat zijn uw rechten als klant?
a) Recht op toegang en inzage
U heeft het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens, alsook van het gebruik dat wij van uw persoonsgegevens maken.
b) Recht op verbetering, verwijdering en beperking
U bent vrij om uw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan ons. Daarnaast hebt u steeds het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen (Definitieve verwijdering van de gegevens gebeurt na 5 jaar. Dit om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen omtrent de verwerking van dienstencheques).
U kunt zich niet verzetten tegen het verwerken van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van onze dienstverlening en het uitvoeren van het contract.
U mag eveneens vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.
c) Recht van verzet
U beschikt eveneens over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen.
d) Recht van gegevensoverdracht
U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door ons verwerkt worden in gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te dragen.
e) Recht van intrekking van de toestemming
Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken.
f) Automatische beslissingen en profiling
De verwerking van uw persoonsgegevens omvat geen profiling en u zult door ons evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.
g) Uitoefening van uw rechten
U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen met onze administratie.
Poetspunt Oostende, Graaf de Smet de Naeyerlaan 4 te 8400 Oostende, tel. 059 29 59 50 of via email privacy@poetspuntoostende.be
h) Klachten
U hebt het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Privacycommissie: Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: commission@privacycommission.be.
7. Doorgifte aan derden
Bepaalde van de persoonsgegevens die wij van u verwerken, worden doorgegeven aan derden. Het betreft de volgende gegevens:
a) Uw naam, voornaam, adres en telefoonnummer worden doorgegeven aan onze werknemers zodat zij hun werk kunnen uitvoeren.
b) In geval van schade worden uw naam, voornaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, bankrekeningnummer, foto’s van de schade, bestek of factuur doorgegeven aan onze verzekeringsmaatschappij om te kunnen genieten van schadevergoeding.
c) Inschrijving Sodexho om gebruik te kunnen maken van onze dienstverlening.
d) In geval van niet-betaling worden uw naam, voornaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en het bedrag van de achterstallige cheques doorgestuurd naar de gerechtsdeurwaarder.
Bovenstaande derden verwerken in opdracht van onze organisatie persoonsgegevens om een bepaalde taak uit te voeren. Wij sluiten met al deze bovenstaande organisaties verwerkingsovereenkomsten af of ontvangen hun GDPR-verklaring en stellen alles in het werk opdat zij uw persoonsgegevens op voldoende wijze zouden beveiligen.
Uw persoonsgegevens zullen niet verkocht, noch verhuurd, verdeeld of anderszins commercieel ter beschikking gesteld worden aan derden, behalve zoals bovenstaand beschreven of tenzij met uw voorafgaande toestemming.
In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat wij uw persoonsgegevens ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving moeten onthullen.
8. Veiligheid en vertrouwelijkheid
Wij hebben veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de toegang door onbevoegden of de kennisgeving per vergissing aan derden van verzamelde persoonsgegevens te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.
1) Technische maatregelen
- Gebruik van virusscans, firewalls, ….
- Wachtwoorden die regelmatig worden aangepast
- Geen onbeveiligde harde schijven
- Toegangsbeveiliging tot gegevens
- Geen onbeveiligde back-ups
- Werken op beveiligde harde schijven
2) Organisatorische maatregelen
- Welbepaalde personen hebben toegang
- Procedure voor incidentenbeheer
- Policy naar klanten & medewerkers
- Opleiding voor werknemers & medewerkers
- Vertrouwelijkheidsclausules
3) Websitegegeven
- Beveiliging van de online formulieren.
